Klachten en integriteit

Klachtenprocedure NMZH

Uitgangspunt van deze klachtenprocedure is dat de klager voor zover mogelijk tevreden gesteld wordt en dat de klacht door de NMZH wordt gebruikt om de effectiviteit en de efficiency van de organisatie te vergroten.

Artikel 1: Definitie
Een klacht is een mondelinge of schriftelijke uiting van beleving van ongenoegen over de wijze waarop de NMZH, dan wel over personen die werkzaam zijn bij of namens de NMZH, gehandeld hebben, dan wel nagelaten gehandeld te hebben.

Artikel 2: Verantwoordelijkheid
De eindverantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van de klachtenprocedure ligt bij de directeur van de NMZH.

Artikel 3: Ontvangst
De ontvangst van klachten gebeurt door het secretariaat. Als een klacht anders bij NMZH binnenkomt, dan dient deze per omgaande te worden doorgestuurd naar het secretariaat.

• Telefonische ontvangst:
  De NMZH is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 9.30 tot 16.30 uur. Het telefoonnummer van de NMZH wordt vermeld op alle publicaties van NMZH en in de telefoongids. Zo kan de NMZH ervan uitgaan dat haar telefoonnummer bij het publiek voldoende bekend gemaakt is.
• Schriftelijke ontvangst:
  NMZH is per post bereikbaar op het adres Laan van Nieuw Oost-Indië 131E in Den Haag. Dit Postadres wordt vermeld op alle publicaties van NMZH.
• Ontvangst per e-mail:
  NMZH is per e-mail bereikbaar onder info@milieufederatie.nl. Er wordt naar gestreefd het e-mail adres van de NMZH in alle publicaties bekend te maken.

Artikel 4: Registratie van de klacht
Klachten die binnenkomen worden door het secretariaat vastgelegd. Er is een onderscheid gemaakt naar soort klacht. In de klachtenregistratie wordt vastgelegd:

• Registratienummer van de klager
• NAW gegevens van de klager
• De inhoud van de klacht, gerubriceerd in een aantal categorieën
• De datum waarop de klacht is binnengekomen
• De naam van de medewerker die de klacht heeft aangenomen
• De eventuele actie die de medewerker heeft ondernomen

Artikel 5: Afhandeling van de klacht
Het secretariaat is opgeleid om klachten op een juiste en adequate manier te kunnen afhandelen. Wanneer het secretariaat in staat is om de klacht gelijk af te handelen, wordt de klager daarvan direct op de hoogte gebracht. Dit kan direct telefonisch, via e-mail of via een brief. Indien een klacht niet door het secretariaat kan worden afgehandeld dan wordt de klacht doorverwezen naar degene
die de klacht wel kan afhandelen. Financiële klachten en structurele klachten betreffende levering van producten en adressering gaan naar de financiële administrateur, inhoudelijke klachten gaan naar de betrokken medewerkers. Binnen 14 dagen wordt nagegaan of de betreffende persoon de klacht heeft kunnen afhandelen. Het secretariaat volgt de afhandeling van de klacht en houdt er toezicht op dat binnen deze termijn daadwerkelijk actie is ondernomen en neemt zo nodig contact op met deze persoon. Wanneer duidelijk is dat een klacht niet binnen deze periode kan worden afgehandeld, dan wordt de klager hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Artikel 6: Evaluatie
Elk kwartaal wordt bezien of de klachten op de juiste wijze en binnen de juiste termijn zijn afgehandeld. Dit gebeurt door de directeur in samenwerking met het secretariaat. Getracht wordt om bepaalde typen klachten in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. Tegelijkertijd wordt nagegaan of bepaalde klachten structureel van aard zijn. Indien dit het geval is, wordt de klachtenevaluatie geagendeerd op de teamvergadering en een afschrift hiervan verstrekt aan de Raad van Toezicht.

Artikel 7: Beroepsmogelijkheid
Indien een klager het niet eens is met de wijze waarop een klacht is afgehandeld kan hij in beroep bij de Raad van Toezicht. Binnen 30 dagen wordt dit beroep beantwoord.

 

Meldpunt integriteit NMZH

Een integriteitsmelding is iets anders dan een klacht (zie hierboven). Integriteitsmeldingen hebben te maken met:

• belangenverstrengeling
• manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie
• onverenigbare functies/bindingen/activiteiten
• strafbare feiten binnen werktijd zoals diefstal, verduistering, fraude, corruptie
• strafbare misdragingen buiten werktijd
• verspilling en misbruik van eigendommen
• ongewenst gedrag: agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie, pesten, stalken etc.

Integriteitsmeldingen doorgeven

Zie je of vermoed je dat een werknemer, vrijwilliger of stagiair van onze organisatie niet integer handelt, geef dat dan door. Je melding komt terecht bij de vertrouwenspersoon integriteit (netwerksecretaris). Je kunt dit op de volgende manier doorgeven:

• per e-mail: a.ouwehand@milieufederatie.nl
• telefonisch: 06-42194046
• per post: Natuur en Milieufederatie Zuid-Holland, t.a.v. de vertrouwenspersoon, Raamweg 1a, 2596 HL Den Haag

Vermeld bij een melding per post altijd op de envelop dat het om vertrouwelijke post gaat. De envelop wordt dan alleen door de vertrouwenspersoon geopend. Vermeld naast je naam altijd minimaal een telefoonnummer of e-mailadres waarop je te bereiken bent.

De ontvangst van de melding

Je melding wordt altijd vertrouwelijk behandeld en we geven je naam nooit door zonder jouw toestemming. Je kan zowel telefonisch als schriftelijk een melding bij de Natuur en Milieufederatie Zuid-Holland kenbaar maken. Integriteitsmeldingen kunnen, in verband met de vertrouwelijke aard, niet via de website ingediend worden. De meldingen komen binnen bij onze vertrouwenspersoon Integriteit. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen drie werkdagen.

Afhandeling van de melding

De vertrouwenspersoon beoordeelt de melding en overlegt, als dat nodig is, met de directie. Het kan zijn dat nader onderzoek nodig is. Een onderzoek wordt altijd uitgevoerd in opdracht van de directie.

Je ontvangt binnen 7 werkdagen bericht over de opvolging en afhandeling van je melding. Afhankelijk van de aard van de melding proberen wij vervolgens binnen vier weken te komen tot een afhandeling van de melding. Als er sprake blijkt te zijn van een strafbaar feit, dan wordt er aangifte bij de politie gedaan. Als er sprake is van nalatigheid kan een passende straf worden opgelegd.

Rapportage

Er wordt een geanonimiseerde samenvatting gemaakt van het meldingsproces en deze wordt bewaard in het digitale meldingsregister. Eenmaal per jaar worden de binnengekomen meldingen geagendeerd tijdens een vergadering van de Raad van Toezicht. Het aantal en de aard van de meldingen worden dan besproken. Afhankelijk van de aard en ernst, kunnen de binnengekomen meldingen leiden tot aanbevelingen voor de werkprocessen of inhoudelijke koers.

Iets anders melden

Wil je een klacht indienen?
Wil je een vraag stellen of informatie over een bepaald project/onderwerp ontvangen? Neem dan rechtstreeks contact met ons op.